Privacy Policy Ingenieursbureau Ibotec BV

1. Introductie

In deze Privacy Policy wordt toegelicht op welke manier Ingenieursbureau Ibotec B.V. (hierna te noemen: Ibotec) omgaat met persoonsgegevens. Ibotec zal er alles aan doen om de privacy van de klanten te waarborgen.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat persoonsgegevens direct of indirect in verband kunnen worden gebracht met uw identiteit als persoon. De persoonsgegevens die Ibotec verwerkt kunnen gegevens zijn van de eigenaren van een appartementsrecht, bestuursleden van een VvE, contactpersoon van een leverancier of Ibotec’s medewerkers.

Gegevens van een Vereniging van Eigenaars of een leverancier (denk aan een rekeningnummer van de VvE of een algemeen telefoonnummer van een leverancier) zullen niet als persoonsgegevens worden beschouwd.

3. Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Ibotec verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend om het beheer van uw VvE te kunnen uitvoeren zoals deze is omschreven in de beheerovereenkomst. Denk hierbij aan het verzenden van uitnodigen voor de vergadering van eigenaars, het verzenden van notulen, verstrekken van onderhoudsopdrachten en het incasseren en/of afrekenen van diverse kosten. Ibotec dient zich hiernaast te houden aan de Nederlandse wet. Dit betekent dat Ibotec soms wettelijk verplicht is bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Denk hierbij aan rechtmatige verzoeken van autoriteiten, dagvaardingen of gerechtelijke bevelen of Bijvoorbeeld ten aanzien van de opgave van gegevens ten behoeve van de verkoop van een appartement aan de notaris.

4. Welke persoonsgegevens hebben en verwerken wij?

  • NAW-gegevens
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)
  • Bankgegevens (IBAN en tenaamstelling)
  • Geslacht
  • Schaduwadres (NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres van secundair contactpersoon van appartementsrecht)
  • Functie binnen de VvE
  • Inloggegevens (In geval van toegang tot VvE Portaal)*
  • Autokenteken*
  • Gegevens over uw elektraverbruik*
  • Gegevens van warmtemeters in de woning*
  • Gegevens van watermeter (in geval van waterafrekening via de VvE)*
  • Gegevens van afstandsbedieningen / codes voor toegang tot complex*

* Deze informatie hebben en verwerken wij enkel in geval dit is van toepassing is op uw VvE.

Deze persoonsgegevens worden door u, het bestuur van de VvE of uw vorige beheerder met Ibotec gedeeld wanneer:

  • uw Vereniging van Eigenaars een beheerovereenkomst met Ibotec aangaat
  • het bestuur van de VvE of uzelf via diverse correspondentiekanalen deze gegevens overdraagt
  • wanneer een leverancier deze gegevens bij u op komt nemen (in het geval van elektrogebruik en warmtemeters).

5. Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?

De medewerkers van Ibotec hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Zij hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring getekend. Gegevens zullen enkel gedeeld worden met derden wanneer Ibotec hiervoor toestemming van u ontvangen heeft.

Daarnaast maakt Ibotec gebruik van een extern software programma om de persoonsgegevens te verwerken. Dit programma, Twinq, voldoet volgens de AVG aan de gestelde privacyeisen. Twinq garandeert in hun algemene voorwaarden de veiligheid van uw persoonsgegevens.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Ibotec bewaart uw persoonsgegevens tot minimaal 7 jaar na beëindiging van de beheerovereenkomst of de beëindiging van de relatie met de VvE tenzij volgens wettelijk vastgestelde termijnen anders is bepaald.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft diverse privacy rechten waarop u beroep kan doen. Dat wil zeggen dat u de mogelijkheid heeft om schriftelijk een verzoek in te dienen waarbij u aangeeft van bepaalde rechten gebruik te maken. Hiervoor kunt u een e-mail sturen naar ibotec@ibotec.nl. U dient dit verzoek deugdelijk te onderbouwen.

Uw rechten zijn als volgt:

  • Recht op inzage
    U heeft recht op inzage van uw eigen persoonsgegevens.
  • Recht van bezwaar
    U heeft het recht om bezwaar aan te tekenen tegen het gebruik of de manier van het verwerken van uw persoonsgegevens.
  • Recht op rectificatie
    U heeft het recht om uw persoonsgegevens te (laten) wijzigen. Dit kunt u doen door in te loggen op het VvE-portaal of contact op te nemen met een van de medewerkers van Ibotec.
  • Recht op dataportabiliteit
    U heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen of een verzoek in te dienen om het rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.
  • Recht om te wissen
    U heeft het recht om uw persoonsgegevens te (laten) verwijderen. Dit kunt u doen door in te loggen op het VvE-portaal of contact op te nemen met een van de medewerkers van Ibotec. NB: persoonsgegevens die vereist zijn voor het beheer van de VvE kunnen niet worden verwijderd.
  • Recht om toestemming in te trekken
    U heeft het recht om een eerder vergeven toestemming tot verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken.

8. Cookies

De website van Ibotec maakt gebruik gebruik van functionele cookies om de website beter te laten functioneren en te optimaliseren. Een cookie is een klein tekstbestandje dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, telefoon of tablet. Wij zullen nooit cookies gebruiken voor het aanbieden van gepersonaliseerde reclame of andere doeleinden  anders dan hier boven beschreven.

Ingenieursbureau Ibotec BV behoudt zich het recht voor deze privacy policy aan te passen. Wijzigingen publiceren wij op onze website.

Neem contact op met Ibotec

Bosscheweg 135
5282 WV Boxtel
Routebeschrijving

T. 0411 - 686 136
F. 0411 - 675 663
E. ibotec@ibotec.nl